働き方改革 自工程完結(トヨタ流)でホワイトカラーの業務効率アップとは

暮らし

ここ最近働き方改革という言葉をよく目にしたり耳にしたりします。と同時に、トヨタの「自工程完結」という手法・考え方も少しずつ目にする機会が増えました。

そこで、自工程完結の考え方を紹介すると共に、今の自分の働き方に当てはめてみたいと思います。

検査の理念は検査しないことにあり

著書にも出てくる有名な言葉です。この理念の下、トヨタでは製造工程における自工程完結の取り組みが行われています。

簡単にいうと、「自工程で品質を造りこむ」「後工程へは不良品を出さない」ということです。それで最終製品まで完成できれば検査は不要になるという考えです。

それぞれの工程に良品条件を持ち、それを満たすための手順を明確にして仕事・業務を進めましょうということです。

ホワイトカラーにおける自工程完結

著書には、この考え方をホワイトカラーにも適用してホワイトカラーの業務効率・生産性を上げようと記されています。

ホワイトカラーは機能部門やスタッフともいわれますね。「日本のホワイトカラーの生産性は低い」の言葉も最近よく耳にします。これを改善することも働き方改革のひとつの課題だと思います。

著書を読んで記憶に残ったところを紹介します。

ホワイトカラーの仕事は頭の中に入っている。

ホワイトカラーの仕事の工程・手順は頭の中に入っていて見えないということです。さらには人に依存してしまい、異動や引継ぎなどで人がかわるとうまく回らないことが起きるというのです。

たしかに、僕なんかは1日のほとんどをデスクPCに向かって仕事しています。資料を作ったり、メールを書いたりしていますが、その手順は記録に残したり、文書化されていません。

自分で気になったところはメモ程度で残したりしていますが、他の人に理解してもらうようなものではありません。

「あの人じゃないとわからない」仕事も存在します。

これらを改善する手法として「自工程完結」の考え方が存在しています。「自工程完結」によって、質の高い仕事・アウトプットを出しましょうというのです。

手順を明確にする

カレーを作るために材料を買いに行くときに、冷蔵庫の中身を見ずに買い物に行って余分な材料を買ってしまい、奥さんに怒られるというストーリーがありました。

これも買い物に行く前に冷蔵庫の中身を確認するという手順を踏んでいれば、余分な材料=ムダを無くせたというわけです。

これは自分自身も経験があるので分かりやすい例えだと感じました。

手順を明確にしていなくても自然にできている人はいるでしょう。でも皆がこれをできれば組織として業務効率・生産性があがるのではないでしょうか。

アウトプットイメージが不確かなときはアウトプットを複数用意する

自工程完結において、上司は部下に業務指示を出すときに明確な(具体的な)アウトプットイメージを提示して指示すべきとあります。ぼんやりとした指示を出して、自分で考えろという教育的意味合いの指示はムダだと言っています。

昔はそういう風潮があったかもしれませんね。でも確かに、自分で考えている時間があったら、具体的な答えをもらって仕事を進めたほうが効率的です。ただし、アウトプットイメージが具体的になっていない場合があります。

こういうときは、アウトプットを複数準備しておくことも必要だと記載があります。自分の仕事を当てはめてみると、むしろこの方が多いと感じます。

僕は、アウトプットを複数準備しておくことがよくあります。AパターンとBパターンを用意しておいて、上司のイメージするアウトプットに当てはまる方を選択してもらったり、そこから具体的な指示をもらったりということで仕事を進めます。

ABも外れということもありますがww

おわりに

トヨタの「自工程完結」=JKK」において、ホワイトカラーに当てはめた場合、著書の表紙にもあるよう、仕事の「ダンドリ」が重要であります。

事前の「ダンドリ」を細かくステップにわけ、要所要所で「これでよし」と判断しながら進めていくことが業務効率向上、質の高い仕事に繋がるということで、より詳しい内容は以下の著書をご参考にしてください。

ダンドリの教科書の方がわかりやすいです。ホワイトカラーの仕事について書いてあります。

白い本は製造工程の話が主体です。

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